บทที่ 4: แผนภูมิ กราฟิก และการพิมพ์

โปรแกรม Microsoft Excel สามารถแปลงข้อมูลตัวเลขต่าง ๆ ในตาราง ให้อยู่ในรูปแผนภูมิแบบต่าง ๆ ได้ โดยง่าย นอกจากนี้ ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล แผนภูมิก็จะปรับเปลี่ยนตามไปด้วย ซึ่งนับว่าสะดวกรวดเร็ว สามารถนำเสนองานได้อย่างดี

การสร้างแผนภูมิคอลัมน์

โปรแกรม Excel มีแผนภูมิสำเร็จรูปเตรียมไว้พร้อมใช้งาน มีแผนภูมิหลายประเภท เช่น คอลัมน์ เส้น วงกลม แท่ง เป็นต้น นอกจากนี้ ยังสามารถปรับแต่งเพิ่มเติมแผนภูมิให้ดูสวยงาม เช่น สามารถใช้ภาพประกอบ หรือลวดลายพื้นได้

การตกแต่งแผนภูมิทุกประเภทใช้เครื่องมือแผนภูมิเดียวกัน ทำให้สามารถตกแต่งได้สวยงาม และเป็นไปตามต้องการ

วิธีการสร้างแผนภูมิ มีดังนี้

1. เปิดไฟล์ Excel ใหม่ และพิมพ์ข้อมูลให้เหมือนในภาพข้างล่างนี้



2. คลิกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในบริเวณ A1:D4 เพื่อระบุขอบเขตของข้อมูลที่จะนำมาจัดเป็นแผนภูมิ ข้อมูลที่จะนำมาใช้ต้องอยู่ในลักษณะตาราง
3. ไปที่แท็บ แทรก กลุ่มแผนภูมิ คลิก เลือกลักษณะแผนภูมิ ดังภาพ



4. จะได้แผนภูมิคอลัมน์ ดังภาพ




ส่วนประกอบของแผนภูมิคอลัมน์



การตกแต่งแผนภูมิ
เครื่องมือแผนภูมิ เป็นเครื่องมือช่วยในการตกแต่งแผนภูมิได้อย่างมีประสิทธิภาพ เครื่องมือนี้จะเกิดขึ้นบนแถบริบบิ้น เมื่อคลิกภายในบริเวณแผนภูมิ ที่สร้างขึ้น เครื่องมือแผนภูมิ ประกอบด้วย 3 แท็บคือ ออกแบบ เค้าโครง และรูปแบบ
เครื่องมือแผนภูมิขึ้นอยู่กับประเภทของแผนภูมิ คำสั่งบางคำสั่งใช้ได้กับแผนภูมิบางประเภทเท่านั้น เช่น แผนภูมิวงกลม จะไม่สามารถกำหนดลักษณะของแกนได้ เนื่องจากแผนภูมิวงกลมไม่มีแกน เป็นต้น



แท็บออกแบบในเครื่องมือแผนภูมิ
แท็บออกแบบจะมีรูปแบบสำเร็จรูปให้เลือก สามารถใช้ปรับแต่งได้อย่างรวดเร็ว ตลอดจนการจัดการข้อมูล การเปลี่ยนประเภทของแผนภูมิ เป็นต้น
• กลุ่มข้อมูล เป็นส่วนที่ใช้จัดการกับข้อมูลในแผนภูมิ เช่น ต้องการสลับข้อมูลระหว่างแถวกับคอลัมน์ เพื่อให้แผนภูมิดูง่ายขึ้น หรือการแก้ไขข้อมูลที่นำมาแสดงในแผนภูมิ เป็นต้น
  
  
  
  ข้อมูลเดิม เรียงตามเดือน สลับแถว/คอลัมน์ ดูตามสินค้า
• กลุ่มเค้าโครงแผนภูมิ เป็นแบบสำเร็จรูปที่จัดลักษณะต่าง ๆ กัน เช่น บางแบบมีชื่อแผนภูมิ บางแบบมีข้อมูลอยู่ด้านล่าง บางแบบมีป้ายข้อมูล เป็นต้น ซึ่งสามารถเลือกใช้ได้อย่างรวดเร็ว
  
  
• กลุ่มลักษณะแผนภูมิ เป็นการจัดลักษณะชุดข้อมูลโดยมีสีต่าง ๆ ทั้งในลักษณะสองมิติ และสามมิติ สามารถเลือกใช้ได้อย่างรวดเร็ว

แท็บเค้าโครง ในเครื่องมือแผนภูมิ

การสร้างแผนภูมิวงกลม

การสร้างแผนภูมิวงกลม ก็ทำเช่นเดียวกับการสร้างแผนภูมิคอลัมน์ แต่มีข้อระวังคือ การแสดงข้อมูลของแผนภูมิวงกลม จะมีข้อมูลเพียง 2 มิติ เท่านั้น เช่น ตัวอย่างการขายตุ๊กตา จะแสดงทั้งหมด 3 เดือน ภายในแผนภูมิวงกลมเดียวกัน ไม่ได้ ต้องแยกแสดงเป็นรายเดือน และถ้าจะแสดงทั้ง 3 เดือน ต้องแสดงถึง 3 แผนภูมิ หรืออาจจะรวมข้อมูลทั้ง 3 เดือนเข้าด้วยกัน แล้วแสดงเป็นแผนภูมิเดียว ก็ได้

ในตัวอย่างต่อไปนี้ จะแสดงข้อมูล การขายตุ๊กตา ทั้ง 3 อย่าง ในเดือน กุมภาพันธ์ ซึ่งทำได้ ดังนี้

1. จากข้อมูลเดิม จะแสดงข้อมูลเฉพาะเดือน กุมภาพันธ์ ให้ลากแถบสว่างบริเวณข้อมูลที่จะนำมาทำเป็นแผนภูมิวงกลม คือบริเวณ A2:B4 ดังภาพ
   
   
2. บนแถบริบบิ้น ให้เลือกแท็บแทรก เลือกกลุ่มแผนภูมิ คลิกเลือกแผนภูมิวงกลม และเลือกรูปแบบที่ต้องการ



3. จะได้แผนภูมิวงกลมตามต้องการ
   
   
4. สามารถปรับแต่งเพิ่มเติมได้ โดยใช้เครื่องมือแผนภูมิ หรือคลิกขวาและเลือกปรับแต่ง ตามต้องการ เช่น การหมุน 3 มิติ เป็นต้น
   ตัวอย่าง
   
   

TIP:

การคลิกขวาในแต่ละส่วนของแผนภูมิ จะมีตัวเลือกให้ปรับแต่งไม่เหมือนกัน เช่น พื้นที่แผนภูมิ พื้นที่การลงจุด และชุดข้อมูล ถ้าต้องการปรับส่วนใด ให้คลิกเลือกส่วนนั้นก่อน จากนั้นจึงคลิกขวาเพื่อเลือกการปรับแต่งแผนภูมิ

ชุดข้อมูลในแผนภูมิวงกลม สามารถเลือกเฉพาะชุดใดชุดหนึ่ง และดึงแยกออกจากกันได้

กิจกรรมฝึกปฏิบัติ

ให้ท่านนำข้อมูลข้างล่างนี้ สร้างเป็นแผนภูมิคอลัมน์ พร้อมทั้งตกแต่งให้สวยงาม

จำนวนคนไข้ ตึกอายุรกรรม

กิจกรรมฝึกปฏิบัติ

ให้ท่านให้ท่านนำข้อมูลข้างล่างนี้ สร้างเป็นแผนภูมิคอลัมน์ และตกแต่งให้สวยงาม

จำนวนคนไข้ ตึกอายุรกรรม จำแนกรายเดือน

กิจกรรมฝึกปฏิบัติ

ให้ท่านให้ท่านนำข้อมูลข้างล่างนี้ สร้างเป็นแผนภูมิวงกลม แยกชิ้นส่วนผู้ชาย ดังภาพในตัวอย่าง ข้อ 4

จำนวนคนไข้ ตึกอายุรกรรม จำแนกรายเดือน

การเลือกใช้แผนภูมิ

คำถามนี้หาคำตอบยาก หลักการกว้าง ๆ คือ ข้อมูลของท่าน ถ้าจะนำเสนอด้วยแผนภูมิชนิดใด จึงจะแสดงข้อมูลได้อย่างชัดเจน

• ถ้าข้อมูลตัดขาดออกจากกัน และต้องการแสดงการเปรียบเทียบ ควรใช้แผนภูมิคอลัมน์
• ถ้าต้องการแสดงสัดส่วนของข้อมูล เช่น เปรียบเทียบค่าใช้จ่าย ด้านต่าง ๆ ว่ามีสัดส่วนเป็นอย่างไร ก็ควรใช้แผนภูมิวงกลม ข้อมูลที่มีหลายมิติ ไม่เหมาะสำหรับแผนภูมิวงกลม เช่น แผนภูมิแสดงน้ำหนักของนักเรียนชายและนักเรียนหญิง เป็นรายภาคเรียน เป็นต้น ข้อมูลลักษณะนี้ ควรแสดงด้วยแผนภูมิคอลัมน์จะดูง่ายกว่า
• ถ้าต้องการแสดงข้อมูลอย่างต่อเนื่อง มองเห็นการขึ้นหรือลง ควรใช้แผนภูมิเส้นตรง เช่น รายได้เฉลี่ยของคนในหมู่บ้าน เป็นต้น

การใช้ภาพประกอบ

ภาพประกอบที่สามารถนำมาใช้ในโปรแกรม Excel แบ่งออกเป็น รูปภาพ ภาพตัดปะ รูปร่าง SmartArt แผนภูมิ และนอกจากนี้ ยังสามารถจับภาพหน้าจอมาประกอบบนแผ่นงานได้อีกด้วย

การใช้รูปภาพ

รูปภาพที่นำมาใช้ประกอบในโปรแกรม Excel มีหลายชนิด เช่น BMP, JPG, PNG, WMF และ GIF เป็นต้น ภาพประเภท Bitmap เช่น BMP, JPG, PNG และ GIF เมื่อนำมาขยายใหญ่อาจจะทำให้สูญเสียความคมชัดของภาพได้ แต่ภาพประเภท Vector เช่น WMF สามารถขยายใหญ่ได้ โดยไม่เสียความคมชัดของภาพ

การใช้ภาพในโปรแกรม Excel จะทำให้โปรแกรมมีขนาดใหญ่ขึ้น ทำให้ต้องใช้หน่วยความจำมากขึ้น และการจัดเก็บไฟล์จะใช้เวลามากขึ้น จึงควรใช้ตามความเหมาะสม และความจำเป็น

การนำภาพเข้า มีขั้นตอน ดังนี้

1. เลือกแท็บ แทรก บนริบบิ้น และเลือก รูปภาพ
   
   
2. เลือกภาพที่ต้องการจากหน้าจอ
   
   

การตกแต่งภาพ

1. เมื่อนำภาพเข้าโปรแกรมแล้ว จะมีเครื่องมือรูปภาพสำหรับแต่งภาพ



2. คลิกแท็บ รูปแบบ ในเครื่องมือรูปภาพ จะมีกลุ่มเครื่องมือต่าง ๆ ให้เลือก เช่น เอาพื้นหลังออก ปรับสี ปรับขนาด เลือกกรอบภาพในลักษณะต่าง ๆ กัน ตัวอย่าง



3. นอกจากนี้ยังสามารถตัดภาพบางส่วนออก โดยใช้เครื่องมือรูปภาพ ในแท็บรูปแบบ กลุ่มขนาด เครื่องมือครอบตัด


ตัวอย่างการตัดภาพบางส่วนออก

การใช้ภาพตัดปะ

ภาพตัดปะ หรือ Clip Art เป็นภาพลักษณะ Vector ซึ่งสามารถขยายภาพได้โดยไม่สูญเสียความคมชัด ภาพตัดปะสามารถหาเพิ่มเติมได้จากเว็บไซต์ของ Microsoft ในกรณีที่คอมพิวเตอร์สามารถติดต่อกับอินเทอร์เน็ตได้ ให้คลิกเลือกแท็บ แทรก และเลือก ค้นหาเพิ่มเติมที่ Office.com ดังภาพ

การนำรูปร่างเข้าใช้งาน ให้คลิกแท็บแทรกบนริบบิ้น และเลือก ภาพ ตัดปะ และเลือกภาพที่ต้องการ

สำหรับการตกแต่งภาพ สามารถทำได้เช่นเดียวกับรูปภาพ

การใช้รูปร่าง

โปรแกรม Excel มีรูปร่างอัตโนมัติให้เลือกใช้ เช่น เส้นชนิดต่าง ๆ ลูกศร สี่เหลี่ยม ตลอดจนคำบรรยาย เป็นต้น ตัวอย่างรูปร่าง

การเลือกใช้รูปร่าง

คลิกแท็บแทรกบนริบบิ้น และเลือกรูปร่าง จะมีรายการให้เลือก คลิกเลือกรูปร่างที่ต้องการ และนำมาวางลงบริเวณที่ต้องการให้แสดง

การตกแต่ง รูปร่าง

1. ถ้ารูปร่างที่ต้องการตกแต่งยังไม่ถูกเลือก ให้คลิกเลือกรูปร่าง และที่เครื่องมือรูปร่างบนแถบริบบิ้น ให้คลิกรูปแบบ
   
   
2. จะเห็นกลุ่มต่าง ๆ ของรูปแบบ ให้เลือกกลุ่มลักษณะรูปร่าง เพื่อปรับเปลี่ยนรูปแบบตามต้องการ

การเพิ่มข้อความในรูปร่าง

1. เมื่อต้องการเพิ่มข้อความ ให้คลิกที่รูปร่างนั้น ๆ ก่อน จากนั้นจึงคลิกเมาส์ปุ่มขวา และเลือกแก้ไขข้อความ
   
   
2. จะเห็นเคอร์เซอร์กระพริบภายในรูปร่าง ให้พิมพ์ข้อความที่ต้องการ ข้อความจะปรากฏในรูปร่าง ถ้าย้ายรูปร่างไปที่ใด ข้อความจะติดไปด้วย

การเพิ่มข้อความโดยลิงค์จากเซลล์

ถ้าต้องการให้ข้อความในรูปร่างเปลี่ยนแปลงไปตามข้อมูล ต้องลิงค์ข้อความในรูปร่างกับข้อมูลในเซลล์ โดยใช้สูตร และระบุตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการให้ข้อมูลมาแสดง มีวิธีการดังนี้

1. จากตัวอย่างต่อไปนี้ เซลล์ D9 เป็นการรวมข้อมูลของเซลล์ D7 และ D8 เข้าด้วยกัน เราต้องการนำผลรวม คือ เซลล์ D9 มาแสดงในรูปร่างดาว แต่ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล จำนวนชาย หรือจำนวนหญิง ต้องการให้ข้อมูลในรูปร่างดาว เปลี่ยนแปลงไปด้วย
   
   
2. ไปที่แท็บแทรกในแถบริบบิ้น และเลือกรูปร่าง รูปดาว
3. ตกแต่งให้สวยงาม
   
   
4. ในขณะที่รูปร่างกำลังถูกเลือกดังภาพ ให้พิมพ์ระบุตำแหน่งในแถบสูตร คือ =D9 แล้วกดเครื่องหมายถูก หรือกด Enter
   
   
5. ข้อมูลในช่อง D9 จะมาปรากฏในรูปร่าง เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล ข้อความในรูปร่างจะเปลี่ยนตามด้วย
   
   
6. ในกรณีที่ต้องการคำพูดประกอบ เช่น รวม 450 คน ให้สร้างสูตรในเซลล์อื่น และนำเข้ารูปร่าง โดยการเขียนสูตรทำนองเดียวกับข้อ 4 เช่น

คลิกที่เซลล์ C20 และที่แถบสูตร พิมพ์ดังนี้

และระบุข้อมูลในรูปร่าง =C20 จะได้ ดังนี้

การใช้ SmartArt

SmartArt เป็นกราฟิกแผนผังสำเร็จรูป สำหรับการนำเสนองานให้น่าสนใจ SmartArt มีหลายแบบ เช่น ใช้แสดงข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน ใช้แสดงรายการ ลำดับขั้นตอนการทำงาน และอื่น ๆ เป็นต้น

การใช้งาน SmartArt

1. คลิกแท็บ แทรก บนริบบิ้น และเลือก SmarArt ในกลุ่มภาพประกอบ
   
   
2. คลิกเลือกลักษณะ และเลือกรูปแบบที่ต้องการ ในตัวอย่างเลือกวงกลม และรูปแบบ วงกลมพื้นฐาน เพื่อแสดงวงจรการทำงานที่เป็นวงกลม
   
   
3. คลิกตกลง
4. พิมพ์ข้อความวงจรการทำงาน เช่น วางแผน ปฏิบัติ ตรวจสอบ ปรับปรุง
   
   
5. จำนวนวงกลมขึ้นอยู่กับจำนวนรายการ ถ้าขั้นตอนมี 4 ขั้นตอน ให้ลบรายการที่ยังไม่ได้พิมพ์ออกไป (โดยคลิกที่หัวข้อนั้น ๆ แล้วกดปุ่มถอยหลัง หรือ ปุ่ม Back space) หรือถ้ามีขั้นตอนมากกว่า 5 รายการ เมื่อพิมพ์รายการสุดท้ายเสร็จแล้ว ให้กด Enter จะเพิ่มรายการอีก 1 รายการ พร้อมกันนั้น ก็จะเพิ่มวงกลมอีก 1 วง ในที่นี้ มีขั้นตอนการทำงานอยู่ 4 ขั้นตอน ให้ลบรายการที่ 5 ออก จำนวนวงกลม จะปรับให้เหลือ 4 วง ตามหัวข้อที่มี
   
   
6. คลิกปุ่ม กากบาทเพื่อปิดหน้าต่างการพิมพ์

การตกแต่ง SmartArt

ในขณะที่กำลังใช้งาน SmartArt จะสังเกตเห็นบนแถบริบบิ้น มีเครื่องมือ SmartArt ปรากฏอยู่ สามารถเลือกแท็บ ออกแบบ และ รูปแบบ และคลิกเลือกลักษณะที่ต้องการในกลุ่มต่าง ๆ ของแต่ละแท็บได้

เครื่องมือ SmartArt

ตัวอย่างต่อไปนี้ เป็นการปรับโดยเลือกตัวเลือกในกลุ่มเค้าโครง และลักษณะ SmartArt ดังภาพ

ภาพที่ได้

การจับภาพหน้าจอ

ภาพที่ปรากฏอยู่บนหน้าจอ สามารถนำมาประกอบในเอกสารของ Excel ได้ โดยใช้การจับภาพหน้าจอ การจับภาพหน้าจอให้ไปที่แท็บ แทรก กลุ่มภาพประกอบ และเลือกคำสั่ง ภาพหน้าจอ

การจับภาพหน้าจอ มี 2 ลักษณะคือ

1. จับภาพทั้งหน้าจอ โดยโปรแกรมจะนำภาพหน้าจอโปรแกรมที่กำลังเปิดมาให้เลือก ถ้าต้องการหน้าจอใด ก็เลือกหน้าจอนั้น
   
   
2. จับภาพเฉพาะบางส่วนของหน้าจอ ถ้าต้องการจับเฉพาะบางส่วนของหน้าจอ ให้เลือก การคลิปหน้าจอ จะปรากฏหน้าจอและ เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนเป็นรูปกากบาท ให้เลือกเฉพาะส่วนที่ต้องการ เช่น

เมื่อเสร็จแล้ว ภาพที่เลือกจะมาปรากฏในแผ่นงานทันที

การใช้กล่องข้อความ (Textbox)

ถ้าต้องการพิมพ์ข้อความที่เป็นอิสระจากเซลล์ ต่าง ๆ และสามารถเคลื่อนย้ายได้ ต้องใช้กล่องข้อความ ซึ่งมีวิธีการมีดังนี้

ขั้นตอนการใช้กล่องข้อความ

1. บนแถบริบบิ้นเลือก แท็บ แทรก และที่กลุ่มข้อความ เลือกกล่องข้อความ
   
   
2. เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนเป็นรูป ()
3. ให้นำมาคลิกและลากเป็นบริเวณที่ต้องการสร้างข้อความ
   
   
4. ให้พิมพ์ข้อความที่ต้องการลงในกล่องข้อความ ดังภาพ

การปรับแต่งกล่องข้อความ

กล่องข้อความสามารถปรับแต่งได้ เช่น ลักษณะตัวอักษร สีและลวดลายพื้นหลัง สีและเส้นขอบ ตลอดจนสามารถเคลื่อนย้ายไปยังที่ต่าง ๆ ได้

การเคลื่อนย้ายกล่องข้อความ

1. นำเมาส์ไปวางที่เส้นขอบ จนเคอร์เซ่อร์เปลี่ยนเป็นรูปลูกศร สี่ทิศทาง
   
   
2. กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปยังตำแหน่งที่ต้องการ

การเปลี่ยนสีพื้นและลักษณะตัวอักษร

ในขณะที่กล่องข้อความถูกเลือกอยู่ จะมีเครื่องมือการวาดปรากฏบนริบบิ้น ให้คลิกที่แถบ รูปแบบ ของเครื่องมือการวาด จะมีกลุ่มเครื่องมือต่าง ๆ เกิดขึ้น สามารถปรับเปลี่ยนกล่องข้อความได้

ตัวอย่างการปรับแต่งกล่องข้อความ โดยใช้กลุ่ม ลักษณะรูปร่าง (ลักษณะพิเศษ เงา/การหมุนสามมิติ) และกลุ่มลักษณะอักษรศิลป์ ร่วมกับการกำหนดขนาดตัวอักษร (ใช้แท็บหน้าแรก กลุ่มแบบอักษร)

การสั่งพิมพ์

การสั่งพิมพ์สามารถกำหนดบริเวณข้อมูลที่ต้องการพิมพ์ กำหนดภาพพื้นหลัง กำหนดให้พิมพ์แถวหัวตารางซ้ำเมื่อขึ้นหน้าใหม่ กำหนดข้อความสำหรับหัวกระดาษ ท้ายกระดาษ เช่นหมายเลขหน้า วันเวลา หรือข้อความที่กำหนดเอง เช่น ชื่อเจ้าของงาน ชื่อหน่วยงาน เป็นต้น

ดังนั้นก่อนการสั่งพิมพ์ควรมีการตั้งค่าหน้ากระดาษก่อนพิมพ์เสียก่อน เช่น กำหนดบริเวณข้อมูลที่จะสั่งพิมพ์ กำหนดข้อความหัวกระดาษ ท้ายกระดาษ และดูตัวอย่างก่อนพิมพ์เป็นต้น

การตรวจมุมมองก่อนพิมพ์

ก่อนพิมพ์ควรตรวจดูมุมมองก่อนพิมพ์ว่า มีข้อมูลใดที่เกินหน้ากระดาษหรือไม่ หรือเมื่อสั่งพิมพ์แล้วรูปแบบจะออกมาอย่างไร

ที่บริเวณแถบด้านล่างขวาของหน้าจอ จะเห็นมีมุมมอง 3 ลักษณะ คือ มุมมองปกติ เค้าโครงหน้ากระดาษ และแสดงตัวอย่างแบ่งหน้า

มุมมองปกติ ถ้าได้เคยดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ จะเห็นมีเส้นประแสดงขอบเขตหน้ากระดาษ

เค้าโครงหน้ากระดาษ จะแสดงตัวอย่างที่จะพิมพ์ข้อมูลจริง

ตัวอย่างก่อนพิมพ์ จะมีลายน้ำบอกหมายเลขหน้ากระดาษและขอบเขตของหน้ากระดาษแสดงไว้ให้เห็นชัดเจน

การกำหนดบริเวณที่จะพิมพ์

ในกรณีที่ต้องการพิมพ์เฉพาะบางส่วนของหน้า หรือของข้อมูล ไม่ต้องการพิมพ์ทั้งหน้า ทำได้ดังนี้

1. ใช้เมาส์เลือกบริเวณที่ต้องการพิมพ์
2. ไปที่ แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ กลุ่มตั้งค่าหน้ากระดาษ และคลิกคำสั่ง พื้นที่การพิมพ์ และคลิกเลือก กำหนดพื้นที่การพิมพ์
   
   
3. จะปรากฏเส้นประล้อมรอบบริเวณที่เลือก แสดงขอบเขตของการพิมพ์
4. ถ้าต้องการยกเลิก ให้คลิกที่ พื้นที่การพิมพ์ และเลือก ล้างพื้นที่การพิมพ์

การใช้ภาพพื้นหลัง

ในกรณีที่ต้องการให้มีภาพพื้นหลังในการพิมพ์ สามารถทำได้ดังนี้

1. ไปที่ แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ กลุ่มตั้งค่าหน้ากระดาษ คลิกคำสั่งพื้นหลัง
   
   
2. โปรแกรมจะเปิดหน้าจอให้เลือกภาพที่ต้องการ
   
   

การกำหนดหัวตารางให้พิมพ์ซ้ำ

ถ้าตารางมีหัวตาราง และตารางมีความยาวเกิน 1 หน้า หน้าต่อไปต้องกำหนดหัวตารางให้ มิฉะนั้นจะทำให้ข้อมูลดูไม่สมบูรณ์ การกำหนดหัวตารางให้พิมพ์ซ้ำ กำหนดก่อนการสั่งพิมพ์ ซึ่งมีวิธีการดังนี้

1. ไปที่ แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ กลุ่มตั้งค่าหน้ากระดาษ คลิกปุ่ม พิมพ์ชื่อเรื่อง
   
   
2. เลือกแถบแผ่นงาน และกำหนดแถวที่จะพิมพ์ซ้ำด้านบน

การพิมพ์หัวกระดาษ-ท้ายกระดาษ

ในกรณีที่ต้องการพิมพ์ข้อความเพิ่มบริเวณด้านบน หรือด้านล่างของทุกหน้า เช่น ชื่อเจ้าของงาน ชื่อหน่วยงาน และหมายเลขหน้าเป็นต้น มีวิธีการ ดังนี้

1. ไปที่ แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ กลุ่มตั้งค่าหน้ากระดาษ คลิกปุ่ม พิมพ์ชื่อเรื่อง
2. เลือกแถบหัวกระดาษท้ายกระดาษ
3. ที่ตัวเลือก หัวกระดาษ คลิกลูกศรคลี่ลงมา และเลือกข้อความที่ต้องการ
   
   
4. ในกรณีที่ไม่มีข้อความที่ต้องการ และต้องการกำหนดเอง เช่น ชื่อหน่วยงาน ให้คลิกปุ่ม หัวกระดาษแบบกำหนดเอง
   
   
5. จะเปิดหน้าจอให้พิมพ์ข้อความลงบนหัวกระดาษ โดยแบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ บริเวณส่วนซ้าย ส่วนกลาง และส่วนขวา
   
   
6. ถ้าต้องการ สามารถกำหนดรูปแบบตัวอักษร หมายเลขหน้า จำนวนหน้า ภาพ และอื่น ๆ ได้จากปุ่มที่กำหนดให้ ดังนี้
   
   
7. ตัวอย่างการกำหนดหัวกระดาษ โดยเลือกวันที่ และหมายเลขหน้าจากเมนู และพิมพ์ข้อความเพิ่มเติม
   
   
8. คลิกปุ่ม ตกลง
9. การกำหนดท้ายกระดาษ ทำเช่นเดียวกับการกำหนดหัวกระดาษ

การดูตัวอย่างก่อนพิมพ์และการปรับแต่ง

ก่อนการพิมพ์ควรคลิกปุ่ม ดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ ซึ่งอยู่บริเวณด้านล่างของหน้าต่าง การตั้งค่าหน้ากระดาษ

ตัวอย่างก่อนพิมพ์สามารถปรับแต่ง โดยใช้เมาส์เลื่อนตำแหน่งต่าง ๆ ได้ ดังภาพ