บทที่ 3: การคำนวณอย่างง่าย และฟังก์ชันเบื้องต้น

บทที่ 3: การคำนวณอย่างง่าย และฟังก์ชันเบื้องต้น

การทำงานกับตัวเลข

เมื่อพิมพ์ตัวเลขลงในเซลล์ เราสามารถนำมาประมวลผล หาผลลัพธ์ โดยการ นำตัวเลขมา บวก ลบ คูณ หาร กันได้ เครื่องหมายที่ใช้งาน มี ดังนี้

	+	เครื่องหมายบวก
	-	เครื่องหมายลบ
	*	เครื่องหมายคูณ
	/	เครื่องหมายหาร
	^	เครื่องหมายยกกำลัง

การคำนวณทางคณิตศาสตร์อย่างง่าย

การคำนวณ ใน Excel ทำได้ โดยการป้อนตัวเลขเข้าในเซลล์ แต่ละเซลล์จากนั้น จึงกำหนดให้นำตัวเลขในแต่ละเซลล์ มา บวก ลบ คูณ หาร กัน ลองดูตัวอย่าง และทำตามต่อไปนี้

การบวก

1. คลิกที่ตำแหน่ง A1
2. พิมพ์เลข 20
3. แล้วกด Enter เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ เซลล์ A2
4. ที่ตำแหน่ง A2 พิมพ์เลข 30 แล้วกด Enter
5. เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ A3 ให้พิมพ์ =A1+A2
6. เครื่องหมายเท่ากับ ข้างหน้า เป็นการบอก Excel ว่า เป็นการใช้สูตร ไม่ใช่เป็นการพิมพ์ข้อความธรรมดา และจะสังเกตสีของ ข้อความ A1 และ A2 แตกต่างไปจากสีธรรมดา และเมื่อขณะพิมพ์ A1 จะมีกรอบเกิดขึ้นที่ตำแหน่ง A1 ด้วย และขณะพิมพ์ A2 ก็จะมีกรอบเกิดที่ตำแหน่ง A2 แสดงขอบเขตที่ถูกเลือก ดังนี้
7. เมื่อพิมพ์เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Enter กรอบจะเลื่อนไปยังตำแหน่ง A4 และจะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 50 ในตำแหน่งเซลล์ A3 ดังภาพ

การลบ

1. คลิกที่ ตำแหน่ง C1 พิมพ์เลข 30 แล้วกด Enter
2. ที่ตำแหน่ง C2 และพิมพ์เลข 20 แล้วกด Enter
3. ที่ตำแหน่ง C3 ให้พิมพ์ =C1-C2
4. กดปุ่ม Enter จะได้ผลลัพธ์ คือผลต่าง ระหว่าง 30 และ 20 ซึ่งเท่ากับ 10 ในตำแหน่งเซลล์ C3

การคูณ

1. คลิกที่ ตำแหน่ง E1 พิมพ์เลข 3 แล้วกด Enter
2. ที่ตำแหน่ง E2 พิมพ์เลข 2 แล้วกด Enter
3. ที่ตำแหน่ง E3 ให้พิมพ์ =E1*E2
4. กดปุ่ม Enter จะได้ผลลัพธ์ ซึ่งเป็นผลคูณ ของ 3 และ 2 ซึ่งเท่ากับ 6 ในตำแหน่งเซลล์ E3

การหาร

1. คลิกที่ ตำแหน่ง G1 พิมพ์เลข 30 แล้วกด Enter
2. ที่ตำแหน่ง G2 พิมพ์เลข 5 แล้วกด Enter
3. ที่ตำแหน่ง G3 ให้พิมพ์ =G1/G2
4. กดปุ่ม Enter จะได้ผลลัพธ์ 30 หารด้วย 5 ซึ่งเท่ากับ 6 ในตำแหน่งเซลล์ G3

กิจกรรมฝึกปฏิบัติ

ให้ท่านหาคำตอบในเซลล์ B3 B4 B5 และ B6 ซึ่งเป็นผลบวก ลบ คูณ และหาร ของ เลข 50 และ 20 โดยให้ทำใน Excel Web App ข้างล่างภาพ (หรือ ใช้ Excel 2010 ในเครื่องของท่าน)

เฉลยคำตอบ คลิกที่นี่

การใช้ ผลรวม (AutoSum)

เครื่องหมาย ผลรวม หรือ AutoSum (  ) บนแถบริบบิ้น ใช้สำหรับการบวกตัวเลขตามแนวตั้ง(column) หรือแนวนอน(row) อย่างรวดเร็ว ซึ่งมีวิธีการใช้ ดังนี้

1. ไปที่ ตำแหน่ง H1 พิมพ์ 5 แล้วกด Enter
2. ที่ตำแหน่ง H2 พิมพ์ 5 แล้วกด Enter
3. ที่ตำแหน่ง H3 พิมพ์ 5 แล้วกด Enter
4. ขณะนี้ เคอร์เซอร์ จะมาอยู่ที่ตำแหน่ง H4
5. ไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มการแก้ไข คลิกปุ่มผลรวม (  )
6. จะเกิดกรอบล้อมรอบข้อมูล และมีสูตรเกิดขึ้น ดังภาพ
7. ให้กดปุ่ม Enter เพื่อตอบตกลง จะได้ผลดังภาพข้างล่างนี้

เคล็ดลับ: สามารถใช้ผลรวมทีละหลาย ๆ คอลัมน์ ทั้งแนวตั้งและแนวนอน

การคำนวณโดยอัตโนมัติ

เมื่อมีการกรอกตัวเลขลงใน เซลล์ และมีการสั่งให้คำนวณ Excel จะคำนวณให้ แต่ถ้าเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงค่าในเซลล์ ถ้าไม่ตั้งให้ Excel คำนวณโดยอัตโนมัติ Excel ก็จะไม่คำนวณให้ การตั้งค่าให้คำนวณโดยอัตโนมัติ ทำได้ดังนี้

1. บนริบบิ้นไปที่ แฟ้ม > ตัวเลือก
2. จะเปิดหน้าต่างตัวเลือก ให้คลิกแถบ สูตร
3. ถ้าวงกลมหน้าคำว่า “อัตโนมัติ” ในกลุ่ม การคำนวณสมุดงาน ไม่ถูกเลือก แสดงว่าจะไม่มีการคำนวณอัตโนมัติ
4. ให้คลิก เลือกดังภาพ
5. โดยปกติ โปรแกรมจะตั้งค่าให้คำนวณโดยอัตโนมัติไว้แล้ว นอกจากจะมีการเปลี่ยนแปลง

การคลิกเลือกเซลล์ ในการคำนวณ

การคำนวณนอกจากจะพิมพ์ตำแหน่งเซลล์ลงในสูตรแล้ว ยังสามารถใช้การคลิกที่เซลล์ เพื่อระบุตำแหน่งที่จะนำมาใช้ในการคำนวณได้อีกด้วย ลองทำตามตัวอย่างต่อไปนี้

1. ไปที่ตำแหน่ง B1 พิมพ์ 2 แล้วกด Enter
2. ไปที่ตำแหน่ง B2 พิมพ์ 3 แล้วกด Enter
3. ไปที่ตำแหน่ง B3 พิมพ์ 4 แล้วกด Enter
4. ขณะนี้ ท่านจะอยู่ที่ตำแหน่ง B4
5. พิมพ์เครื่องหมาย = ซึ่งเป็นการบอก Excel ว่า กำลังจะใช้สูตร
6. จะเห็นที่แถบสูตร หรือ Formula bar จะเกิดเครื่องหมายเท่ากับ
7. ใช้เมาส์คลิกที่ตำแหน่ง B3 จะเกิดเส้นประล้อมรอบเซลล์ B3 ถ้าคลิกผิด ให้กดปุ่ม Esc เพื่อยกเลิก และคลิกใหม่
8. พิมพ์เครื่องหมาย +
9. ใช้เมาส์คลิก ตำแหน่ง C3
10. พิมพ์เครื่องหมาย -
11. ใช้เมาส์คลิก ตำแหน่ง C1
12. จะเห็นดังภาพข้างล่าง
13. ให้ท่านกด Enter โปรแกรม Excel จะคำนวณให้ จะเห็นดังนี้

เคล็ดลับ: เราสามารถใช้เมาส์คลิกเซลล์ใด ๆ ในแผ่นงานเดียวกัน หรือไปคลิกที่ แผ่นงานอื่นก็ได้ ถ้าต้องการยกเลิก ให้กดปุ่ม Esc

กิจกรรมฝึกปฏิบัติ

ให้ท่านลองทำตามขั้นตอนข้างต้น ลงในแผ่นงาน Excel Web App ข้างล่างนี้

การใช้งานฟังก์ชัน

เราอาจจะพูดได้ว่า ฟังก์ชันของ Excel ก็คือสูตรสำเร็จรูปที่โปรแกรม Excelจัดทำไว้ให้แล้ว พร้อมเรียกใช้งานได้เลย เพียงแต่เราใส่ค่าที่ต้องการให้คำนวณ โดยการระบุเซลล์ข้อมูล หรือพิมพ์โดยตรง เพื่อให้ฟังก์ชันนำไปคำนวณเท่านั้น หน้าที่ของฟังก์ชัน ก็คือ เอาข้อมูลที่เราระบุ ไป บวก ลบ คูณ หาร กัน เช่น ฟังก์ชัน SUM ก็จะนำค่าที่เราระบุมารวมกัน ผลที่ได้คือผลรวมของข้อมูลที่เราระบุ ฟังก์ชันช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้น ถ้าไม่มีฟังก์ชัน เราจะต้องเสียเวลาในการคำนวณเป็นอย่างมาก เช่น ถ้าเราต้องการรวมตัวเลขใน B5 ถึง B15 เราต้องเขียนใน Formular bar ดังนี้

=B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13+B14+B15

แต่ถ้าเราใช้ฟังก์ชัน SUM ซึ่งเป็นการรวมตัวเลขใน เซลล์ เราสามารถเรียกใช้สูตร และระบุข้อมูลได้สะดวกขึ้น ดังนี้

=SUM(B5:B15)

โปรแกรม Excel มีฟังก์ชันจำนวนมาก ทั้งฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์ การเงิน การคิดค่าทางสถิติ เป็นต้น ฟังก์ชันเหล่านี้ ทำให้เราสามารถหาค่าต่าง ๆ ได้โดยไม่ยาก เช่น หาผลรวม หาค่าเฉลี่ย นับจำนวนความถี่ หรือแม้แต่การหาผลรวมย่อย (Subtotal) ก็สามารถทำได้ การใช้ฟังก์ชันจำเป็นต้องมีการอ้างอิงถึงข้อมูลที่จะนำมาใช้ในฟังก์ชัน จึงควรเรียนรู้การอ้างอิงข้อมูลใน เซลล์ ต่าง ๆ เสียก่อน

การอ้างอิงถึงข้อมูลในเซลล์

การจะใช้ฟังก์ชันได้ถูกต้อง ต้องมีการระบุตำแหน่งของเซลล์ ว่าจะเลือกตำแหน่งใด เช่น

A1 เป็นการอ้างอิงถึงข้อมูลในเซลล์ A1

A1:D1 เป็นการอ้างอิงถึงข้อมูลในเซลล์ ตั้งแต่ A1 ถึง D1 ซึ่งหมายถึงข้อมูลในเซลล์ A1, B1, C1 และ D1

การอ้างอิงเซลล์แบบต่าง ๆ จะมีผลก็ต่อเมื่อมีการคัดลอกสูตร หรือมีการใช้ปุ่ม Fill handle ลากเพื่อคัดลอกสูตรไปยังตำแหน่งเซลล์ต่าง ๆ ซึ่งจะมีผลทำให้ผลลัพธ์ที่ได้ไม่เหมือนกัน ตามลักษณะการอ้างอิงข้อมูลในเซลล์นั้น ๆ

การอ้างอิง แบ่งออกเป็น 3 ลักษณะ คือ

1. การอ้างอิงแบบสัมพันธ์ (Relative Referencing)
2. การอ้างอิงแบบแน่นอน (Absolute Referencing)
3. การอ้างอิงแบบผสม (Mixed Referencing)

1. การอ้างอิงแบบสัมพันธ์ (Relative Referencing)
   โดยปกติ การอ้างอิงเซลล์ใน Excel จะเป็นการอ้างอิงเชิงสัมพันธ์ เช่น A1, B5, A1:C3 เป็นต้น
   การอ้างอิงแบบสัมพันธ์จะยึดตำแหน่งข้อมูลปัจจุบันเป็นหลัก ถ้ามีการคัดลอกสูตรในตำแหน่งปัจจุบันไปไว้ในเซลล์อื่น ตำแหน่งของข้อมูลในสูตรจะเปลี่ยนไปด้วย
   ตัวอย่าง
   
   จากภาพ จะเห็นสูตรในเซลล์ B3 อ้างอิงข้อมูลในเซลล์ A1 และ A2
   ถ้ายึดตำแหน่งข้อมูลปัจจุบัน คือ B3 เป็นหลัก ตำแหน่งของ A1 คือ ตำแหน่งที่อยู่เหนือขึ้นไป 2 แถว (หรือ C[-2]) และถัดไปทางซ้าย 1 คอลัมน์ (หรือ R[-1])
   ทำนองเดียวกัน ถ้ายึด B3 เป็นหลัก ตำแหน่งของ A2 คือ ตำแหน่งที่อยู่เหนือขึ้นไป 1 แถว (หรือ C[-1]) และถัดไปทางซ้าย 1 คอลัมน์ (หรือ R[-1])
   เมื่อมีการคัดลอกสูตรนี้ไปยังตำแหน่ง B4 ค่าที่ได้ จะเป็นดังภาพ
   
   ค่าที่ได้ คือ 5 ทั้งนี้เพราะมีการปรับเปลี่ยนตำแหน่งของเซลล์ปัจจุบัน จาก B3 เป็น B4 ดังนั้นการอ้างอิงจึงเปลี่ยนตามไปด้วย เพราะเป็นการอ้างอิงแบบสัมพันธ์ที่ยึดเซลล์ปัจจุบันเป็นหลัก
   ถ้ายึดเซลล์ B5 เป็นหลัก ตำแหน่งที่อยู่เหนือขึ้นไป 2 แถว (หรือ C[-2]) และถัดไปทางซ้าย 1 คอลัมน์ (หรือ R[-1]) คือ A2 ซึ่งมีค่าเท่ากับ 5
   ถ้ายึดเซลล์ B5 เป็นหลัก ตำแหน่งที่อยู่เหนือขึ้นไป 1 แถว (หรือ C[-1]) และถัดไปทางซ้าย 1 คอลัมน์ (หรือ R[-1]) คือ A3 ซึ่งไม่มีอะไร
   ดังนั้น A2 รวมกับ A3 จึงมีค่าเท่ากับ 5
   สรุปได้ว่า ถ้าเป็นการอ้างอิงแบบสัมพันธ์ เมื่อมีการเปลี่ยนตำแหน่งปัจจุบัน ตำแหน่งข้อมูลที่ถูกอ้างถึงจะเปลี่ยนตามไปด้วย
2. การอ้างอิงแบบแน่นอน (Absolute Referencing)
   การอ้างอิงแบบแน่นอนยึดตำแหน่งข้อมูลที่อ้างถึงเป็นหลัก ไม่มีเปลี่ยนแปลง การระบุการอ้างอิงแบบแน่นอนให้ใช้เครื่องหมาย $ นำหน้า ทั้งแถวและคอลัมน์ เช่น $A$1 เป็นการตรึงตำแหน่ง นี้ ทั้งแถวและคอลัมน์ ไม่ว่า จะไปอ้างอิงถึงที่ใดก็ตาม ตำแหน่งจะไม่เปลี่ยนแปลง ค่าที่ถูกอ้างถึง จะคงที่เสมอ
   ตัวอย่าง
   
   เมื่อมีการคัดลอกสูตรในตำแหน่ง B3 มาไว้ที่ตำแหน่ง B4 ค่าจะยังคงเหมือนเดิม ดังภาพ
   เคล็ดลับ การเปลี่ยนลักษณะการอ้างอิงจาก Relative เป็น Absolute ให้กดปุ่ม F4
3. การอ้างอิงแบบผสม (Mixed Referencing)
   เป็นการผสมกัน ระหว่างการอ้างอิงแบบสัมพันธ์ (Relative Referencing) และ การอ้างอิงแบบแน่นอน (Absolute Referencing) เป็นการตรึงเฉพาะแนวนอน (แถว) หรือ แนวตั้ง (คอลัมน์) อย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น A$3 เป็นการตรึงแถวที่ 3 ซึ่งเป็นการอ้างอิงแบบแน่นอน แต่ไม่ตรึงคอลัมน์ A ซึ่งเป็นการอ้างอิงแบบสัมพันธ์
   ถ้ามีการคัดลอกสูตรที่อ้างอิง A$3 ลงมาในแนวดิ่ง ข้อมูลที่อ้างถึงจะเป็นแถวที่ 3 เสมอ ไม่เปลี่ยนเป็นแถวที่ 4,5,6... เพราะข้อมูลถูกตรึงไว้นั่นเอง
   แต่ถ้ามีการคัดลอกสูตรที่มีการอ้างอิงถึงเซลล์ A$3 ไปตามแนวนอน คอลัมน์ที่ถูกอ้างถึงจะเปลี่ยนเป็น B,C,D... เรื่อย ๆ เพราะมีข้อมูลไม่ได้ถูกตรึง แต่เป็นการอ้างในลักษณะสัมพันธ์กับตำแหน่งของเซลล์ปัจจุบัน นั่นเอง

การอ้างอิงเซลล์ ในแผ่นงานอื่น

ในการอ้างอิงถึง เซลล์ในแผ่นงานอื่น ต้องระบุชื่อแผ่นงาน ไว้ข้างหน้า คั่นด้วยเครื่องหมายตกใจ หรือ !

เช่น ต้องการนำข้อมูลที่ตำแหน่ง D18 ของ Sheet1 ไปไว้ที่ตำแหน่ง B2 ของ Sheet2 ให้กำหนดที่ เซลล์ B2 ของ Sheet2 และพิมพ์ =Sheet1!D18

ในกรณีที่อยู่ที่ Sheet 1 และต้องการนำข้อมูลในจากเซลล์ A3 ของ Sheet2 มาไว้ที่เซลล์ A2 ของ Sheet 1 สามารถอ้างอิงได้ ดังนี้

1. ที่ Sheet1 คลิกที่เซลล์ A2
2. พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) เพื่อระบุว่าจะใช้สูตร
3. คลิกที่แถบ Sheet2 ที่ชื่อแผ่นด้านล่าง เพื่อไปยังแผ่นงาน Sheet2
4. คลิกข้อมูลที่เซลล์ A3 แล้วกด Enter
5. ข้อมูลจาก A3 ของ Sheet2 จะมาอยู่ที่เซลล A2 ของ Sheet1
6. ถ้าข้อมูลของเซลล์ A3 ของ Sheet2 คือ 50 เมื่อดูการอ้างอิงในแถบสูตรของ Sheet1 จะเห็นสูตรในช่อง A2 ดังภาพ

การอ้างอิงโดยใช้เมาส์ระบุตำแหน่ง

การอ้างอิงเซลล์ นอกจากจะพิมพ์ตำแหน่งเซลล์แล้ว ยังมีวิธีการที่ไม่ต้องพิมพ์ แต่ใช้เมาส์คลิกระบุตำแหน่งซึ่ง จะสะดวกกว่าการพิมพ์มาก ในตัวอย่างต่อไปนี้ จะหาผลรวมของเซลล์ B1 และ B2 แสดงผลรวมที่เซลล์ B3 มีวิธีการ ดังต่อไปนี้

1. คลิกที่เซลล์ B1 พิมพ์ 100
2. คลิกที่ เซลล์ B2 พิมพ์ 50
3. คลิกที่ เซลล์ B3 พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ เพื่อนำผลรวม ของเซลล์ B1 และ B2 มาไว้ที่นี่
4. คลิกที่เซลล์ B1
5. พิมพ์เครื่องหมาย บวก (+)
6. คลิกที่เซลล์ B2
7. กดปุ่ม Enter จะได้ผลลัพธ์ ดังภาพ

กิจกรรมฝึกปฏิบัติ

ให้ท่านลองทำตามขั้นตอนข้างต้น เพื่อฝึกการใช้เมาส์ระบุตำแหน่งการอ้างอิง ตามข้อ 1-7 ข้างต้น โดยฝึกในแผ่นงาน Excel Web App ข้างล่างนี้ หรือ ทำในโปรแกรม Excel 2010 บนเครื่องของท่าน

วิธีใช้งานสูตรของ Excel

Excel มีสูตร หรือ ฟังก์ชัน สำหรับการคำนวณต่าง ๆ จำนวนมาก เช่น การบวก การหาค่าสูงสุด การพิมพ์ตัวเลขเป็นตัวหนังสือ การหาค่าเฉลี่ย เป็นต้น การเรียกใช้งานสูตรของ Excel ทำได้ 2 ลักษณะคือ

1. พิมพ์สูตรโดยตรงที่แถบสูตร
2. เรียกใช้งานสูตรจากหน้าจอของ Excel

ตัวอย่างต่อไปนี้ จะเป็นการเรียกใช้ฟังก์ชัน SUM ซึ่งเป็นคำสั่งให้นำข้อมูลมารวมกัน ดังนี้

1. พิมพ์ 5 ในตำแหน่ง B1 แล้วกด Enter
2. พิมพ์ 2 ในตำแหน่ง B2 แล้วกด Enter
3. พิมพ์ 6 ในตำแหน่ง B3 แล้วกด Enter
4. ที่ตำแหน่ง A4 พิมพ์คำว่า ผลรวม
5. คลิกที่ตำแหน่ง B4 เพื่อนำผลรวมมาแสดงที่ตำแหน่งนี้
6. คลิกที่ ปุ่มแทรกฟังก์ชัน (  ) ที่แถบสูตร ดังภาพ
7. จะเห็นมี หน้าจอ แทรกฟังก์ชัน หรือ Insert Function เกิดขึ้น ดังภาพ เพื่อให้คลิกเลือกฟังก์ชันที่ต้องการนำมาใช้ โดยในหน้าจอนี้ มีตัวเลือกให้แสดงสูตรของ Excel ในลักษณะต่าง ๆ เช่น การระบุคำ แสดงฟังก์ชันที่ใช้ไปล่าสุด แสดงตามประเภทการใช้งาน หรือแสดงทั้งหมด เป็นต้น
8. ในที่นี้ เราต้องการการรวม จึงเลือกฟังก์ชัน SUM แล้วกด OK
9. โปรแกรมจะเปิดหน้าจอ อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน เพื่อให้ผู้ใช้เลือกข้อมูลจากแผ่นงานมาใช้ในฟังก์ชัน อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน คือข้อมูลที่จะให้ฟังก์ชันนำไปคำนวณหาค่าที่ต้องการหน้าจออาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชันนี้ ใช้กับทุกฟังก์ชัน เพื่อให้ผู้ใช้เลือกข้อมูลจากแผ่นงานมาใช้ในฟังก์ชันที่กำลังเรียกใช้งาน สำหรับค่าที่จะนำมาใช้ จะแตกต่างกันไปตามฟังก์ชันที่ใช้
   สำหรับ ฟังก์ชัน SUM มีส่วนต่าง ๆ ที่น่าสนใจ ดังนี้
   • Number1 ข้อมูลที่โปรแกรมจะนำมารวมกัน จากภาพจะเห็นว่า โปรแกรมเดาเอาไว้ก่อนว่าเราต้องการนำค่าข้างบนมารวมกัน จึงระบุเป็นข้อมูลที่อยู่ตำแหน่ง B1:B3
   • ถ้าเราต้องการเปลี่ยนค่าที่โปรแกรมเลือก ให้คลิกที่ปุ่มตัวเลือก (  ) หน้าจอ อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน จะย่อลง เพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้เมาส์คลิกเลือกบริเวณข้อมูลบนแผ่นงานได้
   • ถ้ามีข้อมูลที่จะรวมอีกชุด ก็สามารถเลือกได้โดยคลิกหรือพิมพ์ในช่อง Number2
10. ในกรณีนี้ ข้อมูลถูกต้องแล้ว ให้คลิก OK
11. จะได้ผลรวม ดังภาพ

การหาค่าเฉลี่ย (AVERAGE)

ในตัวอย่างต่อไปนี้ จะใช้วิธีการพิมพ์สูตรลงแถบสูตร และใช้เมาส์ระบุตำแหน่งเพื่ออ้างอิงเซลล์ เพื่อหาค่าเฉลี่ย โดยใช้สูตร average

ข้อมูลจากหน้าจอเดิม เราจะหาค่าเฉลี่ยของ ข้อมูลในตำแหน่ง B1, B2 และ B3 ดังนี้

1. พิมพ์คำว่า ค่าเฉลี่ย ที่ตำแหน่ง A5
2. ใช้เมาส์คลิกที่ตำแหน่ง B5 ซึ่งเป็นตำแหน่งที่จะนำค่าเฉลี่ยมาวางที่นี่
3. พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) เพื่อบอก Excel ว่า จะเป็นการใช้สูตร การใช้สูตร ต้องพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับก่อนเสมอ
4. พิมพ์สูตรหาค่าเฉลี่ย คือคำว่า average
5. จะสังเกตว่า ขณะพิมพ์ Excel จะนำสูตรมาให้เลือก
6. กดปุ่ม Tab บนแป้นพิมพ์ เพื่อเลือกสูตร Average
7. Excel ทราบว่าจะใช้สูตรนี้ จึงได้แสดงค่าที่สูตรต้องการ (หรือ เรียกว่า อาร์กิวเม้นต์ ของสูตรนี้)
8. ค่าที่สูตร Average ต้องการ หรือ อาร์กิวเม้นต์ ของสูตรนี้ คือ ค่าที่เราต้องการให้หาค่าเฉลี่ย ซึ่งได้แก่ค่าที่อยู่ในเซลล์ ตั้งแต่ B1 ถึง B3
9. ใช้เมาส์ระบุตำแหน่งของ อาร์กิวเม้นต์ โดย คลิกที่เซลล์ B1 กดค้างไว้ แล้วลากลงมาให้ถึงเซลล์ B3
10. กดปุ่ม Enter จะได้ผลลัพธ์ ดังภาพ

เคล็ดลับ: การเลือกช่วงของข้อมูลที่ติดต่อกัน ให้คลิกที่เซลล์แรก แล้วกดปุ่ม Ctrl+Shift ค้างไว้ และกดปุ่มลูกศรลง จะเลือกทั้งหมด มีประโยชน์เมื่อช่วงของข้อมูลมีความยาวมาก ๆ ไม่สะดวกที่จะใช้เมาส์ลาก ( Shortcut นี้ ไม่สามารถใช้บน Excel Web App ได้)

การหาค่าต่ำสุด (MIN)

บางครั้งเราต้องการดูค่าต่ำที่สุดในชุดข้อมูลนั้น ถ้าข้อมูลมีไม่กี่ตัวคงไม่มีปัญหา แต่ถ้าข้อมูลมีเป็นจำนวนมาก การใช้สูตรให้ Excel หา จะสะดวกและเชื่อถือได้มาก

สูตรที่ใช้หาค่าต่ำสุด คือ Min() มีวิธีการ ดังนี้

1. เราจะใช้ข้อมูลเดิม คือ ข้อมูลที่อยู่ในตำแหน่ง B1:B3 เพื่อหาค่าต่ำสุด
2. คลิกที่ตำแหน่ง A6 พิมพ์คำว่า ค่าต่ำสุด
3. กดปุ่มลูกศรไปทางขวา เพื่อไปยังตำแหน่ง B6
4. พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ =min
5. กดปุ่ม Tab บนแป้นพิมพ์ เพื่อเลือกสูตร min()
6. ใช้เมาส์ลาก เพื่อระบุ อาร์กิวเม้นต์ ที่จะให้หาค่าต่ำสุด คือ ตั้งแต่ B1 ถึง B3
7. กดปุ่ม Enter จะได้ข้อมูล ดังภาพ

การหาค่าสูงสุด (MAX)

เราสามารถพิมพ์ทุกสิ่งทุกอย่าง ลงในแถบสูตรได้ทั้งหมด ทั้งสูตร และ ข้อมูลที่สูตรต้องการ หรือที่เรียกว่าเป็น อาร์กิวเม้นต์ของสูตร ตัวอย่างต่อไปนี้ จะเป็นการพิมพ์ทั้งหมดลงในแถบสูตร ซึ่งมีวิธีการดังนี้

1. เราจะใช้ข้อมูลเดิมอีกครั้ง ในการหาค่าสูงสุด
2. คลิกที่ตำแหน่ง A7 พิมพ์คำว่า ค่าสูงสุด
3. กดปุ่มลูกศรไปทางขวา เพื่อไปยังตำแหน่ง B7
4. พิมพ์ที่ช่อง สำหรับเขียนสูตร =MAX(B1:B3)
5. กดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์ จะได้ ค่าสูงสุดเท่ากับ 6 ในตำแหน่ง B7

การนับจำนวนตัวเลข (COUNT)

สูตรสำหรับนับจำนวนตัวเลข คือ Count() สูตรนี้จะใช้นับเฉพาะตัวเลขเท่านั้น จะไม่นับชื่อที่เป็นตัวอักษร หรือ ช่องว่า แต่จะนับเฉพาะในขอบเขตข้อมูล หรือ อาร์กิวเม้นต์ ที่ระบุให้นับเท่านั้น ว่า มีตัวเลขอยู่กี่เซลล์ ถ้ามีชื่อ หรือรายการอะไรที่เป็นตัวอักษร หรือ ไม่มีข้อมู แต่เป็นช่องว่าง สูตรนี้จะไม่นับรวมด้วย

การใช้สูตร Count() เพื่อนับจำนวนตัวเลข โดยใช้หน้าจอเดิม และจะนับจำนวน ตั้งแต่เซลล์ B1 ถึง B3 หรือ B1:B3 ดังนี้

1. คลิกที่ตำแหน่ง A8 พิมพ์คำว่า จำนวนนับ
2. กดปุ่มลูกศรไปทางขวา เพื่อไปยังตำแหน่ง B8
3. พิมพ์ที่ช่อง สำหรับเขียนสูตร =COUNT(B1:B3)
4. เสร็จแล้ว กดปุ่ม Enter จะได้ค่าจากการนับเท่ากับ 3 ในตำแหน่ง B8 ซึ่งแสดงว่า มีตัวเลขอยู่ 3 รายการ

เคล็ดลับ: ฟังก์ชัน COUNT() ใช้นับจำนวนข้อมูลที่เป็นตัวเลข

• ถ้าต้องการนับจำนวนข้อมูลที่เป็นตัวหนังสือให้ใช้ฟังก์ชัน COUNTA()
• ถ้าต้องการนับช่องว่าง ให้ใช้ฟังก์ชัน COUNTBLANK()
• ฟังก์ชัน COUNTA() ใช้นับจำนวนเซลล์ที่ไม่ว่าง นั่นคือมีข้อมูลใด ๆ อยู่ เช่นตัวหนังสือ ข้อความ ตัวเลข และสูตร โดยเฉพาะสูตร แม้ว่าจะให้ผลออกมาเป็นข้อมูลว่างเปล่า ("") ก็ตาม ก็จะนับรวมด้วย
• ฟังก์ชัน COUNTBLANK()ใช้นับจำนวนเซลล์ที่ว่าง นั่นคือไม่มีข้อมูลใด ๆ อยู่เลย แม้ว่าจะมีสูตรในเซลล์นั้น ๆ ถ้าผลลัพธ์ของสูตรมีผลเป็นค่าว่าง ("") ก็จะนับเซลล์นั้นด้วย
กิจกรรมฝึกปฏิบัติ
ให้ท่านใช้ข้อมูล ต่อไปนี้ เพื่อหา ผลรวม ค่าเฉลี่ย ค่าสูงสุด ค่าต่ำสุด และนับจำนวน โดยใช้วิธีพิมพ์สูตร และใช้เมาส์ระบุตำแหน้งของข้อมูลที่สูตรต้องการ ให้ทำใน Excel Web App ข้างล่างข้อมูลชุดนี้ (หรือ ทำใน Excel 2010 ในเครื่องของท่าน)



เฉลยคำตอบ คลิกที่นี่



การนับจำนวนแบบมีเงื่อนไข (COUNTIF)
หลายครั้งที่เราต้องการนับจำนวน เช่น มีเพศชายกี่คน เพศหญิงกี่คน หรือผู้ที่มีอายุ มากกว่า 40 ปี กี่คน เป็นต้น การนับในลักษณะนี้ จำเป็นต้องระบุเงื่อนไขในการนับ ซึ่งทำได้ดังนี้
ป้อนข้อมูลตามภาพข้างล่างนี้
เราจะใช้ฟังก์ชัน COUNTIF ซึ่งเป็นการนับแบบมีเงื่อนไข มีรูปแบบการใช้ ดังนี้




COUNTIF(range, criteria)
range	คือขอบเขตของ เซลล์ ที่ต้องการให้นับ ในที่นี้ ถ้านับอายุ คือ B2:B5 ถ้านับตามเพศ คือ C2:C5
criteria	คือ เกณฑ์ หรือ เงื่อนไขข้อกำหนดในการนับ เช่น นับเฉพาะผู้ชาย เป็นต้น



ก่อนอื่นต้องทำความรู้จักกับเครื่องหมายการเปรียบเทียบเสียก่อน



เครื่องหมาย	ความหมาย
>	มากกว่า
<	น้อยกว่า
>=	มากกว่าหรือเท่ากับ
<=	น้อยกว่าหรือเท่ากับ
<>	ไม่เท่ากับ



การนับจำนวนผู้มีอายุตั้งแต่ 40 ปีขี้นไป
1. คลิกที่ตำแหน่ง C7 เพื่อระบุตำแหน่งที่จะนำผลลัพธ์ จำนวนผู้ที่มีอายุตั้งแต่ 40 ปีขึ้นไป มาวางที่นี่
2. คลิกที่ไอคอนแทรกฟังก์ชัน (  )
3. เลือกฟังก์ชัน COUNTIF
4. คลิกปุ่ม ตกลง
5. คลิกปุ่ม  เพื่อเลือกช่วงตำแหน่งข้อมูล (Range) ที่จะนำมานับจำนวน
6. หน้าจอ อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน จะย่อลงเพื่อให้เห็นหน้าจอแผ่นงาน บนแผ่นงานให้เลือก B2 ถึง B5 (B2:B5)
7. ขยายหน้าจอ อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน โดยกดปุ่ม  หรือ 
8. ในช่องเงื่อนไข (Criteria) ให้ระบุว่า >=40 (มากกว่าหรือเท่ากับ 40) ดังภาพ
9. กดปุ่ม ตกลง จะได้ข้อมูลดังภาพ (ให้สังเกตว่า เงื่อนไขที่กำหนด เป็นข้อความ เช่น มากกว่า หรือน้อยกว่า จะต้องอยู่ในเครื่องหมายคำพูด ในกรณีนี้ Excel เข้าใจและเติมเครื่องหมายคำพูดให้แล้ว)
การนับจำนวนผู้ชาย
1. คลิกที่ตำแหน่ง C8 เพื่อระบุตำแหน่งที่จะนำผลลัพธ์มาวาง
2. คลิกไอคอน แทรกฟังก์ชัน
3. คลิกเลือกฟังก์ชัน COUNTIF
4. ที่หน้าจอ อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน ให้กำหนด Range คือช่วงข้อมูลตั้งแต่ C2 ถึง C5 และ เงื่อนไข (Range) ให้เลือกข้อมูลตำแหน่ง C2 ซึ่งเท่ากับคำว่า ชายขอให้สังเกตว่า แทนที่เราจะพิมพ์คำว่า "=ชาย" ในช่องเงื่อนไข เราสามารถใช้เมาส์คลิกในช่องเซลล์ที่มีเงื่อนไข อยู่ได้ โดยไม่ต้องพิมพ์เงื่อนไขนั้น ๆ
5. คลิก ตกลง จะได้ จำนวน 3 คน ดังภาพ
การใช้ IF กำหนดเงื่อนไข
ฟังก์ชัน IF() ใช้กำหนดเงื่อนไข สามารถนำไปใช้ได้ในหลายสถานการณ์ รูปแบบการใช้คือ



IF ( logical_test, value_if_true, value_if_false )
logical_test	เป็นการตรวจสอบเงื่อนไขในเซลล์ต่าง ๆ ว่าเป็นจริงหรือไม่ เช่น ตรวจสอบว่า ข้อมูลในเซลล์ A5 มีค่ามากกว่า 50 หรือไม่ เป็นต้น
value_if_true	คือสิ่งที่จะให้แสดง ถ้าการตรวจสอบเงื่อนไขนั้นเป็นจริง
value_if_false	คือสิ่งที่จะให้แสดง ถ้าการตรวจสอบเงื่อนไขนั้นเป็นเท็จ



ตัวอย่างที่ 1
ตัวอย่างต่อไปนี้ จะใช้ในการตัดเกรดคะแนน ผ่าน หรือไม่ผ่าน เงื่อนไขคือ ถ้าคะแนน มากกว่า หรือ เท่ากับ 50 จะถือว่า ผ่าน
ข้อมูลคะแนนที่จะนำมาตัดเกรด มีดังนี้
วิธีการ มีดังนี้
1. คลิกที่ตำแหน่ง D2 เพื่อระบุเกรดของ นายวุฒิวัฒน์
2. คลิกไอคอน แทรกฟังก์ชัน
3. คลิกเลือกฟังก์ชัน IF
4. กำหนดค่าดังนี้
5. กดปุ่ม ตกลง จะได้ผลการเรียนของนายวิวัฒน์ ดังภาพ
ถ้าดูสูตรที่ Excel เขียนให้ในแถบสูตร จะพบว่า มีการเปรียบเทียบข้อมูลในเซลล์ C2 ซึ่งเป็นคะแนนของนักเรียน โดยมีเงื่อนไขว่า ข้อมูลในเซลล์ C2 มีค่าน้อยกว่า 50 ถ้าข้อความนี้เป็นจริง (value_if_true) ให้แสดงข้อความ "ไม่ผ่าน" นั่นคือ ถ้าข้อมูลในเซลล์ C2 ซึ่งเป็นคะแนนของนักเรียน น้อยกว่า 50 จะได้ "ไม่ผ่าน" แต่ถ้าเงื่อนไขเป็นเท็จ (value_if_false) คือ ข้อมูลในเซลล์ C2 เท่ากับหรือมากกว่า 50 จะแสดงข้อความว่า "ผ่าน"
6. ลาก Fill handle ให้คลุมผลการเรียนของทุกคน จะได้ ดังภาพ
ตัวอย่างที่ 2
ถ้ามีการตัดหลายเกรด สามารถทำได้โดยกำหนดเงื่อนไขซ้อนเงื่อนไข การกำหนดเงื่อนไขเริ่มจากน้อยไปก่อน เมื่อตรวจสอบว่าไม่เป็นจริงจึงตรวจสอบเงื่อนไขต่อไปเรื่อย ๆ จนหมด ตัวอย่างต่อไปนี้ เป็นการกำหนด 2 เงื่อนไข
=IF(เงื่อนไข,จริง,IF(เงื่อนไข,จริง,เท็จ))
จะเห็นว่า เมื่อตรวจเงื่อนไขครั้งแรกถ้าพบว่าเป็นจริงก็จะแสดงผลและไม่ตรวจสอบเงื่อนไขต่อไป แต่ถ้าไม่จริง จะตรวจสอบเงื่อนไขต่อไป ถ้าจริงจะแสดงผลค่าจริง แต่ถ้าไม่จริงจะแสดงผลค่าที่เป็นเท็จ เราใช้หลักการนี้สำหรับการตัดเกรดหลายเกรด สมมติว่าเกณฑ์ในการตัดเกรด มีดังนี้

คะแนน	เกรด
ต่ำกว่า 50	0
50-59	1
60-79	2
80-89	3
90-100	4

การตรวจสอบเงื่อนไขคือ
ครั้งที่ 1 คะแนนน้อยกว่า 50 หรือไม่ ถ้าจริง ให้ 0 ถ้าไม่จริงตรวจสอบต่อไป
ครั้งที่ 2 คะแนนน้อยกว่า 60 หรือไม่ ถ้าจริง ให้ 1 ถ้าไม่จริงตรวจสอบต่อไป
ครั้งที่ 3 คะแนนน้อยกว่า 80 หรือไม่ ถ้าจริง ให้ 2 ถ้าไม่จริงตรวจสอบต่อไป
ครั้งที่ 4 คะแนนน้อยกว่า 90 หรือไม่ ถ้าจริง ให้ 3 ถ้าไม่จริง ให้ 4 (ถ้าไม่จริงแสดงว่าคะแนนเท่ากับหรือ มากกว่า 90)
เขียนเป็นเงื่อนไขได้ ดังนี้
=if(C2<50,0,if(C2<60,1,if(C2<80,2,if(C2<90,3,4))))

จากนั้นสามารถลาก Fill handle เพื่อคัดลอกสูตรและหาเกรดของนักเรียนทุกคนได้
การหาผลรวมย่อย (Subtotal)
ถ้าเรามีข้อมูล และต้องการสรุปเป็นรายการ ๆ โดยอาจจะสรุปตามวัน เดือน ปี หรือ สรุปตามลักษณะรายการ สามารถทำได้โดยใช้การหาผลรวมย่อย
การหาผลรวมย่อย ต้องเรียงข้อมูลของรายการที่ต้องการหาผลรวมย่อยเสียก่อน จากนั้นจึงเลือกคำสั่งให้หาผลรวมย่อย
สมมุติว่า มีข้อมูลการขายสินค้าของสหกรณ์ร้านค้า ดังข้างล่างนี้
จากข้อมูลข้างต้น ต้องการทราบผลรวมของการขาย แยกเป็นชนิด คือ สมุด ปากกา และดินสอ ต้องการทราบว่าสินค้าแต่ละชนิดขายได้ทั้งสิ้นเป็นเงินเท่าไร
วิธีการหาผลรวมย่อย
1. คลิกเลือกเซลล์ A3:D12
2. ที่แท็บหน้าแรก กลุ่มการแก้ไข เลือก เรียงลำดับและกรอง และเลือกเรียงลำดับแบบกำหนดเอง
3. เลือกเรียงลำดับตามคอลัมน์สินค้า เรียงลำดับตามค่า เรียงจาก ก-ฮ และระบุว่า ตารางมีส่วนหัว
4. จากนั้นไปที่แท็บ ข้อมูล กลุ่มเค้าร่าง เลือกผลรวมย่อย
5. จะเกิดหน้าต่างให้กำหนดค่า ในช่องต่าง ๆ คือ
   • ที่ทุก ๆ การเปลี่ยนแปลงใน ให้เลือกคอลัมน์ที่ต้องการหาผลรวมย่อยที่เรียงไว้แล้ว คือคอลัมน์สินค้า
   • ใช้ฟังก์ชัน ให้เลือก ผลรวม เพราะเราต้องการทราบผลรวม ถ้าต้องการให้นับจำนวน หรือหาค่าสูงสุด ต่ำสุด ก็สามารถเลือกได้จากรายการเช่นกัน
   • เพิ่มผลรวมย่อยลงใน ให้เลือก เงิน เพราะต้องการรวมเงิน
   • สำหรับผลให้แทนที่ผลรวมย่อยและมีสรุปด้านล่าง
   
6. จะได้ผลลัพธ์ ดังภาพ
7. สามารถคลิกเครื่องหมายลบ (-) หรือ หมายเลข 1 2 3 (  ) เพื่อเลือกดูข้อมูลลักษณะต่าง ๆ ได้ เช่น ดูเฉพาะผลรวม เป็นต้น